Теория оценки эффективности использования рабочего времени руководителем
. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример - перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее - на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя - установить объективные причины неудачи, а не искать козла отпущения.
. Полное пренебрежение вопросами организации планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг. Как справиться с ней? Выход может быть:
во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов,
во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его - это всерьез заняться бумагами. Мы говорим о тех полезных бумагах, без которых немыслимо сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и прочее. Без поддержания в порядке этих документов хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.
. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.
В этом разделе хотелось бы отметить причины нехватки времени, так называемые "поглотители":
. Нечеткая постановка цели.
. Отсутствие приоритетов в делах.
. Попытка слишком много сделать за один раз.
. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
. Плохое планирование трудового дня.
. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
. Чрезмерное чтение корреспонденции.
. Скверная система досье.
. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных, номеров.
. Недостатки кооперации или разделения труда.
. Отрывающие от дела телефонные звонки.
. Незапланированные посетители.
. Неспособность сказать "Нет".
. Неполная, запоздалая информация.
. Отсутствие самодисциплины.
. Неумение довести дело до конца.
. Отвлечения (шум и другое).
. Затяжные совещания.
. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
. Болтовня на частные темы.
. Излишняя коммуникабельность.
. Чрезмерность деловых записей.
. Синдром "откладывания".
. Желание знать все факты.
. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
. Спешка, нетерпение.
. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Выше были рассмотрены основные часто встречающиеся проблемы, которые в основном носят универсальный характер, то есть могут появиться у любого человека, занимающего любую должность в организации. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека.