Исследование рабочего времени руководителя ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское"
Как показал анализ источников (глава 1), наиболее применимым методом изучение затрат рабочего времени для руководителя является фотография рабочего времени, т.к. она позволяет более детально изучить каждую минуту деятельности руководителя в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования рабочего времени.
Для того чтобы провести фотографию рабочего времени необходимо было выполнить 4 основных этапа:
проведение наблюдения;
обработка данных, полученных в ходе наблюдения;
анализ результатов наблюдения;
разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени.
Работа по исследованию рабочего времени руководителя была начата с определения срока наблюдения, в связи с небольшим разнообразием функций его деятельности было принято решение о сроке 2 недели по 5 рабочих дней (по 9 рабочих часов в день), каждый рабочий час разделен на 15-минутные перерывы; для обозначения вида работ в карте фотографии (Приложения 2,3) и диаграмме структуры затрат рабочего времени руководителя (рисунки 2,3). Все работы руководителя были занесены в "Классификатор рабочего времени руководителя" (Таблица1), в котором эти работы были обозначены соответствующими цифрами. Работы руководителя, представленные в "Классификаторе…" были взяты из должностных обязанностей руководителя ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское" (Приложение 2), а так же в процессе наблюдения в "Классификатор…" были добавлены работы, которые он выполняет помимо должностной инструкции. Для дальнейшего анализа эффективности использования рабочего времени руководителя был использован его личный план на исследуемые две недели, представленный в программе OutlookExpress. Изучение затрат рабочего времени производилось путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности, при этом использовался секундомер, по которому были определены временные промежутки, потраченные на ту или иную работу.
Обработка карт фотографии рабочего времени (Приложения3,4) показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме (таблица 2):
Таблица 2
Объем выполненных работ
1 |
1 неделя |
2 неделя |
всего |
минуты |
Оперативное совещание с техническим директором по текущим вопросам |
135 |
105 |
240 |
мин. |
Оперативное совещание с менеджерами отдела |
60 |
30 |
90 |
мин. |
Телефонные разговоры с клиентами (общие вопросы) |
180 |
135 |
315 |
мин. |
Другие деловые телефонные разговоры |
150 |
135 |
285 |
мин. |
Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором |
- |
75 |
75 |
мин. |
Разбор конфликтов с клиентами офиса |
45 |
60 |
105 |
мин. |
Определение потребности подразделений в обучении |
- |
30 |
30 |
мин. |
Нерегламентированные перерывы В том числе: Из-за нарушений трудовой дисциплины (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.)). Из-за нарушений нормального хода технологического процесса - ожидание согласования решений, время на перезагрузку компьютера и т.д.) |
120 |
75 |
195 |
мин. |
30 |
15 |
45 |
мин. | |
90 |
60 |
150 |
мин. | |
Регламентированные перерывы (обед, отдых) |
300 |
300 |
600 |
мин. |
Контроль за процессом заключения договоров |
135 |
105 |
240 |
мин. |
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов |
60 |
120 |
180 |
мин. |
Анализ дебиторской задолженности |
30 |
30 |
60 |
мин. |
Прием посетителей по деловым вопросам |
120 |
15 |
135 |
мин. |
Служебные разъезды (дорога, выезд на встречи с клиентами) |
180 |
180 |
360 |
мин. |
Проведение мониторинга рынка труда |
- |
90 |
90 |
мин. |
Организация корпоративных мероприятий |
150 |
120 |
270 |
мин. |
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников |
90 |
60 |
150 |
мин. |
Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента |
120 |
180 |
300 |
мин. |
Обход помещений офиса (рабочих мест) |
60 |
105 |
165 |
мин. |
Работа над закрытием вакансии |
405 |
495 |
900 |
мин. |
Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту) |
240 |
135 |
375 |
мин. |
Составление плана по приходам |
45 |
45 |
90 |
мин. |
Наведение порядка на рабочем месте |
75 |
75 |
150 |
мин. |
Итого: |
2700 |
2700 |
5400 |
мин. |