Электронная почта
телефон сообщение коммуникация электронный
Электронная почта - совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки.
Электронные письма стали незаменимы при международном сообщении; Интернет намного ускорил процесс передачи сообщений. Электронное письмо эквивалентно письму на бланке в юридическом смысле (при условии, что оно верно составлено). Стиль его практически не отличается от стиля обычного письма, и особых рекомендаций на этот счет нет. Есть лишь некоторые нюансы, которые стоит учесть при составлении и отправлении электронных сообщений:
. Язык электронной переписки отличается краткостью и конкретностью. Следует избегать длинных фраз и стандартных оборотов, присущих обычной деловой переписке.
. Переписка лишена эмоций, но здесь сложнее уберечься от соблазна ответить адресату, проявив излишнюю экспрессию.
Надо помнить: из электронного пространства «вернуть» письмо уже нельзя.
. Электронное сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей и даже спецслужб разных стран. Поэтому при работе с электронной почтой необходимо выполнять важное правило: электронное письмо ни при каких обстоятельствах, не должно компрометировать отправителя.
. Необходимо обязательно заполнять графу «Тема сообщения», чтобы исключить возможность ошибочного удаления сообщения как спам.
. Важно использовать универсальные кодировки или указывать необходимое наименование в письме.
. Следует сохранять копии наиболее важных документов в виде файла или распечатки.
. На поступившие электронные письма, требующие ответа, нужно сразу реагировать. Даже если нет такой возможности, нужно отправить короткое сообщение, в котором говорится о том, что развернутый ответ последует позже, как только появится время. Это составляет специфику электронной деловой переписки.