Сбор текущей информации (мониторинг) и отслеживание фактического выполнения работ
При разработке системы сбора информации менеджер проекта должен в первую очередь определить состав собираемых данных и периодичность сбора. Решения по данным вопросам зависят от задач анализа параметров проекта, периодичности проведения совещаний и выдачи заданий. Детальность анализа в каждом конкретном случае определяется исходя из целей и критериев контроля проекта. Например, если основным приоритетом является своевременность выполнения работ, то методы контроля использования ресурсов можно задействовать в ограниченном виде.
Два основных метода контроля фактического выполнения:
· Метод простого контроля,
который также называют методом «О-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершенности задачи: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат.
· Метод детального контроля:
Этот метод предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи. Например, завершенность детальной задачи на 50% означает, что по оценкам исполнителей и руководства, цели достигнуты наполовину. Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.
Точное представление о состоянии выполняемых задач проекта метод детального контроля дает только в том случае, если оценки завершенности задач делаются корректно. В большинстве же случаев применение метода «О-100» в сочетании с достаточной степенью детализации дает приемлемые результаты. К числу основных элементов действия системы контроля
, относятся анализ изменений, оценка их влияния на ход проекта и оценка будущей эффективности проекта, с учетом изменившихся условий.