Свойства информации и ее классификация
Важнейшими свойствами информации
являются комплексность, полнота и своевременность. Информация должна поступать в срок, достаточный для выработки управленческих решений. В настоящее время особое значение имеют достоверность, экономичность, минимизация потерь и искажений при передаче данных. Если в системах с ручной обработкой данных ЛПР имеет возможность проверить достоверность
информации, подготовленной каждым исполнителем, то при использовании ЭВМ это практически исключено. Экономичность в информационном обеспечении состоит в том, чтобы из минимального числа первичных данных получить наибольшее количество решений. Это возможно только при использовании в информационно-управленческой системе индустриальной технологии преобразования и передачи информации с помощью современных технических средств управления.
Показатели информации
имеют классификационные признаки своей базы и конкретные смысловые и количественные характеристики. База используется для поиска и группировок последних по видам операций и функций в процессе управления, что позволяет упорядочить информационные потоки.
Информация может поступать в нефиксируемом (устном) или фиксируемом (документальном) виде. Часть ее используется для повседневного распорядительства, часть служит исходной базой для выработки управленческих решений на большие периоды времени, наконец, еще одна часть пополняет память руководителя, расширяет ей кругозор, эрудицию и в последующем используется для принятия решений.
Для фиксирования показателей информации применяют различные документы. Показатели могут быть
входными, промежуточными, выходными и итоговыми. Промежуточные показатели образуются в процессе обработки входных данных, а выходные обусловливают содержание управленческого решения.
Входные показатели могут поступать в единичном и комплексном виде. Комплексирование их осуществляется в информационных модулях, например, в пространственно-технологических модулях знаний и сооружений (ПТМ). Такой модуль обычно включает количественные данные о видах СиМР, их стоимости, затратах труда и материальных ресурсах на их выполнение. Сообщение о состоянии ПТМ в какой-либо момент времени позволяет судить о количественных показателях при выполнении операций. ПТМ обычно являются основой при построении организационно-технологических моделей строительства объектов (циклограмм, сетей предшествования, являющихся разновидностью сетевых графиков, и др.).
Информация,
используемая в управлении, классифицируется
по
направленности деятельности (организационная, экономическая социальная), по месту в процессе управления (плановая, учетно-отчетная, статистическая), по стабильности (условно-постоянная, переменная), по последовательности обработки (первичная и вторично).
Условно-постоянная информация многократно используется при разработке решений. Она характеризует состав основных фондов оборотных средств, цены продукции, различные нормы и т. д.
Переменная информация (учетные и отчетные данные) отражают характеристики операций, протекающих в ходе производственного процесса. Она является первичной и возникает в результате прямого наблюдения или количественной оценки выполняемых операций.
Переменная первичная информация делится на производственную, экономическую и финансовую. Производственная информация охватывает контроль за выполнением планов, движением материальных ресурсов и их расходованием. Она является основой оперативного правления и координации деятельности подразделений. На основе |экономической информации оценивается деятельность подразделений, финансовая информация позволяет судить об использовании запасов материальных и энергетических ресурсов.
Статистическая информация характеризует массовые явления за шинельный период времени и позволяет выявлять тенденции, связи между направлениями развития организаций и сущность воздействия факторов на их производственную деятельность.
Вторичная информация образуется при совместной переработке условно-постоянной и первичной переменной информации.
Работу управленческого аппарата можно рассматривать как совокупность действий по получению и переработке (преобразованию) информации и выдаче решений. Оптимизация документооборота и документальных потоков в этом случае является одной из ведущих проблем.
Технология учета, сбора и обработки информации
связана с установлением ее видов, источников, а также с выбором методов учета и обработки данных. В общем, эта технология регламентируется условиями развития производственного процесса.
Источником отчетной информации (первичных данных) являются показатели фактического состояния производства, определяемые с помощью оперативного и бухгалтерского учета. Оперативный учет позволяет получить конкретные сведения в натуральном виде. Бухгалтерский учет изучает происходящие процессы с разных сторон в единой системе показателей. Учетные данные нередко дополняться результатами социологических обследований. После сбора информации ее сортируют, преобразуют данные посредством различных группировок, агрегируют и используют при принятии управленческих решений. В качестве инструмента для учета, сбора и обработки информация выбора направлений и путей документооборота выступает информационная модель. В ней отражаются: структура и содержание информации; совокупность и последовательность управленческих операций, применение технических средств; исполнители; нормативы времени; трудоемкость выполнения работ; место потребления информации Информационная модель может быть составлена в виде блок-схемы процедур.
1 2