Документированная отчетно-распорядительная информация
Носителем отчетно-распорядительной информации является документ. На нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков. Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов. С помощью документации подтверждаются условия производства работ. На документах фиксируются решения, распоряжения и учетно-отчетные данные о движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов. Таким образом, документация охватывает все управленческие операции в ходе производственного процессе. Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. В условиях применения МВТ, кроме того она должна удовлетворять требованиям единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТа.
Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми). Они различаются по |назначению, степени срочности, характеру и форме.
По назначению выделяют документы:
распорядительные,
в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;
информационно-справочные,
предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т.д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;
отчетные
(исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов, распоряжений;
претензионные
- в виде исковых заявлений о невыполнении и взятых обязательств по договорам;
регламентирующие,
предназначенные для установления режима работы и т. д.
Основными видами документов из перечисленных выше являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция, протокол, акт, отчет, докладная записка, справка, служебное письмо. Приказы
издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительных частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительной части, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за его исполнением.
Распоряжения
принимаются руководителями организаций и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций.
Указания
применяются к конкретным исполнителям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструкции. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться устно. В инструкциях
формулируются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач.
Протокол
оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разногласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждение каждого пункта повестки дня записывается, кого слушали, кто выступил (содержание выступления) и что решили (постановили). Акт
являет документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основание для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться. Отчеты фиксируют результаты деятельности и произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим форме плановых документов. Докладные записки
1 2