Хранение информации
Текущее хранение документированной информации осуществляется в структурных подразделениях, непосредственно ее использующих. Для хранения документов выпускаются папки-сшиватели, папки архивной подшивки «Дело № .», папки-регистраторы с разъемным замком и др. папки с документами хранятся на стеллажах и в шкафах. Систематизированные контрольные карточки хранятся в автоматизированных картотеках, а папки-регистраторы - в автоматизированных шкафах.
В автоматизированных управленческих информационных системах оперативная информация, используемая для решаемой в данный момент задачи хранится во внутренней (оперативной) памяти ЭВМ, а информация не требующая частого использования, - во внешней памяти.
Оперативная память является краткосрочной, данные в ней хранятся до тех пор, пока они нужны для решения очередной задачи. Если планируется их дальнейшее использование, они выводятся во внешнюю память. В качестве устройств внешней памяти используются магнитные ленты и диски, а также пластиковые кольца с металлическим покрытием. Для считывания информации с магнитных носителей применяются магнитные головки, а с металлического покрытия колец - луч лазера. Магнитные носители могут использоваться многократно, а кольца с металлическим покрытием - одноразово, так как в них прожигаются микроскопические отверстия. Их использование наиболее рационально для архивной памяти.
Магнитные ленты при долговременном хранении укладывают на стеллажи. Число таких лент практически не ограничено. По мере надобности их устанавливают на лентопротяжные механизмы с читающим и записывающим устройством. ЭВМ может одновременно работать с несколькими такими устройствами. Магнитные диски собирают в так называемый сменный пакет, который устанавливается на вал и вращается электродвигателем. Между дисками установлены и магнитные головки для записи и считывания информации. Существуют дисковые устройства с постоянными фиксированными дисками. В малых ЭВМ имеются комбинированные дисковые устройства с постоянным и иным дисками. На постоянном диске сделана запись данных, необходимых для решения большинства задач системы, а память сменных дисков используется для решения конкретных задач.
При иерархическом построении автоматизированной информационной системы, как правило, организуется централизованное хранение информации и выдача ее различным пользователям по каналам связи по мере надобности. В этом случае совокупность хранящихся данных получила название центрального банка данных (ЦБД).