Модернизация внутренней системы коммуникаций
Отсутствие отлаженных коммуникационных связей отрицательно влияет на функционирование всей предпринимательской структуры, что проявляется в наличии следующих проблем:
) поиск и обработка необходимой информации у ЛПР занимает слишком много времени;
) информация часто дублируется, так как одни и те же сведения поступают к ЛПР из разных подразделений;
) некоторые руководители испытывают недостаток информации, а некоторые подразделения - информационную перегрузку;
) персонал компании не имеет достаточной информации о ее деятельности, планах, положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т. д.
Когда управленческие решения принимаются в условиях неопределенности, то могут увеличиваться барьеры в коммуникационных процессах, такие как искажение сообщений, информационные перегрузки, недостатки в организационной структуре. Основные проблемы коммуникаций между звеньями организационной структуры вызваны неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными подразделениями. При этом распоряжения руководителей часто не соответствуют ситуации, не понятны подчиненным, дублируются, а последующие указания могут противоречить предыдущим. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами компании становятся ненадежными, информация поступает хаотично, что вызывает либо информационный голод, либо избыток противоречивой информации.
Информационные перегрузки происходят в случаях, когда сотрудники компании не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и занимаются ее редуцированием, то есть отсеивают наименее важную ее часть. Однако возможна ситуация, когда именно усеченная часть информации будет необходима для обеспечения эффективного функционирования предпринимательской структуры и ее подразделений. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающих на себе решение многих, подчас даже мелких вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений компании. Отсутствие четких фильтров и членов организации, которые выступали бы в роли "сторожей", не позволяет руководителю эффективно использовать самую важную часть поступающей к нему информации.
Недостатки в организационной структуре, множество уровней управления, отсутствие отлаженных горизонтальных связей между подразделениями организации также негативно влияют на работу коммуникационных сетей, затрудняя прохождение информации, передаваемой от подчиненных к руководителю, или искажая ее. В основном такие недостатки свойственны высокоцентрализованным линейным структурам.
Четкие и отлаженные информационные каналы и распространяемые по ним сведения повышают степень удовлетворенности предпринимательской структурой и стимулируют производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводят к тому, что работники поддерживают ценности компании, у них вырабатываются уверенность и доверие к руководству. Утаивание же информации или ее замалчивание ведет к появлению слухов, дестабилизирует работу в коллективе. При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию. Росту доверия к компании способствуют своевременная и регулярная коммуникация, демонстрация доверия к сотрудникам (распространение как хороших, так и плохих новостей), привлечение их к решению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.
Исследования показывают, что движение информации по коммуникационным путям в предпринимательских структурах осложняется нормативными установками работников и степенью их удовлетворенности. В связи с этим необходимо оценивать нормативные установки персонала, воздействовать на них с помощью эффективной корпоративной культуры, пересматривать действующие способы доведения информации. Способы распространения информации стандартны, но тем не менее достаточно разнообразны: листок новостей, буклеты, плакаты, ежегодные отчеты сотрудников, доски объявлений, сайт компании в Интернете, общие собрания работников, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, тематические страницы в местных газетах, специализированные телепрограммы, круглые столы, прямые и горячие линии, планерки и совещания, встречи с коллективами, Интернет (внутренний объединенный сайт компании). Компании необходимо лишь выбрать наиболее подходящие для нее и ее персонала.